出口植物源性食品原料的安全衛生問題主要是農藥殘留超標和有害元素超標，並主要發生在種植階段。爲在種植階段管好出口植物源性食品原料的安全質量，國家質檢總局最近下發通知(國質檢食函[2008]261號)，要求進一步規範出口植物源性食品原料種植基地檢驗檢疫備案管理。根據文件精神，用於出口的咖啡豆，自2010年1月1日起，必須全部來自經檢驗檢疫備案過的咖啡基地。

　　爲使咖啡基地檢驗檢疫備案工作順利進行，各基地需儘早準備好如下資料：

　　1、基地名稱(中英文);

　　2、基地地址(中英文);

　　3、基地負責人姓名、聯繫電話;

　　4、基地負責人、植保員相關資格證明材料(基地負責人的聘書或任命書、植保員證或資格證);

　　5、基地位置(經、緯度)、平面圖(各地塊在平面圖中的標示應清晰、統一、規範);

　　6、基地照片(包括基地標識牌、基地全景、近照、藥品存放點);

　　7、基地土地總面積(畝)、預計年種植面積(畝);

　　8、基地總地塊數量及各地塊代號、基地形式(自有基地、合同基地、其它形式，需提供基地所有權證明材料，或基地管理合同、土地承包合同)、責任人、聯繫方式、地塊面積、預計年鮮果產量(千克);

　　9、周圍環境狀況(是否有污染源和有效隔離帶);

　　10、基地土壤狀況(附：農殘和重金屬含量檢測報告);

　　11、基地灌溉水來源及水質狀況(附：農殘和重金屬含量檢測報告);

　　12、基地空氣環境監測報告;

　　13、基地地塊自行管理情況，即基地的管理制度(包括基地管理的組織機構圖，基地管理員和植保員職責，基地地塊的組成清單、面積及地塊圖等)、栽培技術規範(內容包括從種植園地到貿易口岸等各環節控制技術)、農用化學品管理制度(包括農用化學品的採購控制程序及措施、保管是否專人專庫、發放、配製、施用和殘留監控措施等內容，並有農用化學品進貨臺帳和使用臺帳)、有毒有害物質檢驗監控制度(包括抽樣方法和頻率、檢測項目、檢測方法等)等;

　　14、各地塊植保人員狀況(是否都配有植保員、各自的相關資格證明材料);

　　15、基地病蟲害發生、監測、防治情況及有關記錄;

　　16、農業化學品施放程序(領用、稀釋、施用等);

　　18、安全處理措施(含空瓶/剩藥等);

　　19、農業化學品控制溯源程序;

　　20、基地本年度種植計劃(品種名稱、計劃種植時間、計劃種植面積、預計產量、分佈地塊);

　　21、採收/裝運控制措施(採收期、原料標識、溯源、衛生控制等);

　　22、提供的文件清單(基地控制管理方面)。